6 consejos para ahorrar tiempo con Outlook

La organización y los accesos directos son la clave de la eficiencia cuando se trata de enviar correos electrónicos a los clientes y compañeros de trabajo. Responder de manera oportuna es fundamental para el negocio, entonces mantenga estos consejos de Microsoft® Office Outlook® a su disposición para mantenerse actualizado y organizado.

1. Mantenga una bandeja de entrada organizada

Lo más importante de mantener a veces es también lo más difícil: una bandeja de entrada limpia. ¡No tenga miedo de borrar! Tener una sesión de limpieza de primavera una vez cada unos pocos meses es bueno para el alma. Se deshace del desorden; Los elementos borrados pueden eliminarse de forma permanente de su cuenta al hacer clic en Vaciar. Solo esté seguro de que no haya nada que necesite en el futuro. También puede archivar elementos antiguos con la opción Autoarchivar. Es útil tener carpetas de temas organizadas, en tanto no haya demasiadas subdivisiones como para confundirse. También puede guardar correo en la bóveda, que archivará los mensajes automáticamente.

2. Nunca vuelva a ver “Su casilla de correo está casi llena”

Las carpetas son una excelente forma de mantener la organización; sin embargo, a menos que las carpetas estén guardadas en su unidad de disco duro, aún obstruirán su bandeja de entrada. Guardarlas en su unidad de disco duro reducirá los mensajes que tiene en su bandeja de entrada, asegurándose de este modo de que haya suficiente espacio y evitando que aparezca el temido "Su casilla de correo está casi llena".

Para obtener más información sobre cómo guardar en un archivo de Carpeta personal (.pst), visite esteProcedimiento de Microsoft Office.[1]

  1. En el menú Archivo, resalte Nuevo y haga clic en Archivo de datos de Outlook.
  2. Seleccione Archivo de Carpetas personales de Office Outlook (.pst) y haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo, luego haga clic en Aceptar.
  4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre identificativo para la carpeta .pst.
El nombre de la carpeta asociado con el archivo de datos aparece en la Lista de carpetas. Para visualizar la Lista de carpetas, en el menú Ir, haga clic en Lista de carpetas. De forma predeterminada, la carpeta se llamará Carpetas personales.

También puede hacer clic en "Guardar en la bóveda" para seleccionar qué elementos desea mantener en el ciberespacio, en caso de que alguna vez los necesite de nuevo.

3. Cree un acceso directo para un mensaje nuevo

Para quienes envían correos electrónicos con frecuencia, configurar plantillas de correo electrónico con la dirección de envío y guardarlas en una carpeta de acceso directo en el escritorio reducirá mucho su tipeo en exceso (y, sin dudas, disminuirá su riesgo de túnel carpiano). Para crear este acceso directo, haga clic con el botón derecho del mouse en su escritorio:

Una vez que haya finalizado, tendrá un correo electrónico con la dirección de envío listo para salir, cada vez que haga clic en el ícono.

4. Las respuestas Fuera de la oficina son clave

Las respuestas Fuera de la oficina evitarán que sus colegas y contactos pasen un tiempo valioso preguntándose si y porqué los está evitando. Si bien aún tiene la capacidad de verificar su correo electrónico en forma remota, tener Fuera de la oficina activado permitirá que otros sepan que puede no recibir su correo electrónico hasta que regrese. Es una buena idea incluir información de contacto de emergencia para que quienes necesiten ponerse en contacto con alguien puedan hacerlo fácilmente. En tanto su servidor funcione en Microsoft Exchange, es simple configurar Fuera de la oficina:

Para obtener más detalles, haga clic aquí. 

5. El corrector ortográfico es la regla cardinal de todo lo que se escriba alguna vez 

Es una herramienta que nos hace preguntar cómo alguna vez prescindimos de él. Existen formas simples de verificar y corregir la ortografía en cualquier correo electrónico. Si hace clic con el botón derecho del mouse en una palabra mal escrita, aparecerán otras opciones de ortografía para esa palabra y se le permitirá elegir una. Para corregir la ortografía de un correo electrónico completo, solo presione F7 en su teclado y podrá verificar tanto la ortografía como la gramática de todo el documento.

6. Conozca los accesos directos del teclado. 

Los accesos directos del teclado son cómodos para verificar, enviar y guardar correos electrónicos con rapidez. Algunos de los accesos directos utilizados más comúnmente (+ significa ‘en combinación con’; no la tecla de 'adición' +) son:

CTRL + D Eliminar
CTRL + R Responder 
CTRL + F Reenviar
CTRL + N Mensaje nuevo
CTRL + P Imprimir
CTRL + C Copiar
CTRL + V Pegar
CTRL + X Cortar
ALT + S Enviar

F7 Corregir ortografía
F9 Comprobar si hay correo
F12 Guardar documento como

Flecha hacia arriba Mensaje siguiente
Flecha hacia abajo Mensaje anterior

Para ver una lista completa de los accesos directos del teclado para Outlook, haga clic aquí. 

Los consejos y trucos de Outlook le permiten estar preparado, ya sea que esté en la oficina o en tránsito. Los accesos directos tanto estándar como personalizables facilitarán su vida cuando se trate de interactuar con eficiencia mediante el correo electrónico. Cuanto mejor sea en comunicarse con rapidez con sus colegas y contactos, mejor serán para comunicarse con usted.

Para obtener más información
Accesos directos del teclado de Microsoft Office Outlook

Microsoft y Outlook son marcas comerciales del grupo de empresas Microsoft.

[1] El tutorial se aplica a Microsoft Outlook 2003 y 2007.